Введение
Ведение бухгалтерского учета основано на принципе непрерывности. Зачастую фирмы сталкиваются с необходимостью восстановления бухгалтерского учета. О причинах и о том, как начать восстановление бухгалтерского учета мы расскажем в статье.
Что такое «восстановление бухгалтерского учета»
Понятие «восстановление бухгалтерского учета» не прописано ни в одном ПБУ (Положения по бухгалтерскому учету). Все зависит от конкретной ситуации (база 1С утеряна либо не хватает первичных документов по учету и т.д.), и подход к этой процедуре может быть разным.
Многие предприниматели с момента открытия фирмы, пока оборот небольшой, ведут бухгалтерию самостоятельно. Иногда прибегают к помощи специальных программ или сервисов для упрощенного учета. В такой ситуации есть один плюс – это цена. Все идет хорошо до тех пор, пока у налоговой не появляются конкретные вопросы. Упрощенный сервис не сможет дать точного ответа или помочь в определенной ситуации по учету, а тем более – самостоятельно и правильно ответить на требование. А если ошибку сделал сам предприниматель, то спрашивать просто не с кого.
В организациях нередки случаи ведения учета с ошибками или отсутствие ведения его вовсе. Это может случиться из-за потери документов, переездов или ухода бухгалтеров с должности, что ведет к необходимости восстановления учета. Управленческий учет на основании данных ведется некорректно, контрагенты не получают точных данных о деятельности и имущественном положении компании, затрудняется контроль за сохранностью товарно-материальных ценностей, активов и денежных средств. Все это ведет к необходимости восстанавливать учет.
За отсутствие ведения учета предусмотрены санкции: налоговая может заблокировать счета организации, и работа организации приостановится, а на руководителей наложат штраф. Отсутствие учета и первичных документов может привести к тому, что при налоговой проверке будут наложены штрафы, пени и взысканы суммы неуплаченных налогов.
Основными причинами для восстановления учета можно выделить следующие:
1. Учет не велся.
С такой ситуацией сталкиваются обычно малые компании, в которых бухучет обычно ведет сам руководитель, или за это отвечает один специалист. Обычно, когда фирма только открылась, требуется время на поиски бухгалтера. Директор может не уделить должного внимания учету и просто накапливать документы, не контролируя их комплектность и корректность заполнения. Если руководителю не хватает времени или квалификации даже в небольшом бизнесе, бухучет обычно не ведется.
2. Ведение учета с нарушениями.
Такое случается, когда ведение бухгалтерии поручают некомпетентным сотрудникам или недобросовестным специалистам.
Подобная ситуация может произойти при смене бухгалтера или аутсорсинговой компании. В момент проведения налоговой или аудиторской проверки обнаруживаются ошибки и неточности ведения учета, что негативно отражается на компании.
3. Изменился статус компании.
Малые предприятия, относящиеся к МСП (малому и среднему предпринимательству), имеют право вести бухучет и сдавать отчетность по упрощенной форме.
Но если организация превысит лимит по выручке, то она должна будет сдать годовую бухгалтерскую отчетность на общих основаниях и пересмотреть все учетные регистры с начала года, чтобы можно было составить годовой отчет по стандартной форме.
Такая же ситуация по налоговому учету может возникнуть у компании на УСН «Доходы»: если она превысит годовой лимит по выручке в 251,4 млн руб., то придется платить налог на прибыль и НДС на общей системе с начала квартала, в котором произошло превышение, и перерассчитывать налоговую базу не по кассовому методу, а по методу начисления.
4. Лишились бухгалтерской базы или документов.
Бывают случаи, когда компания остается без бухгалтерских данных в результате форс-мажора: пропажи документов для учета, пожара, затопления, кражи, поломки компьютера, на котором хранились все бухгалтерские данные и т.д. В этом случае придётся восстанавливать данные практически с нуля.
С чего начать восстановление бухгалтерского учета
Когда компания обнаруживает пропажу документов или отсутствие необходимых записей в учетной программе, следует провести инвентаризацию, а также проверку учетных записей.
Правила проверки компания разрабатывает самостоятельно. Как я упоминал раньше, не существует нормативного документа, отвечающего за такие процедуры.
Самое основное в учете – это наличие первичных документов (акты, УПД, и т.д.). Отсутствие таких документов может грозить штрафами при запросе из налоговой по ст. 126 НК – 200 руб. за каждый непредставленный документ. Если утрата документа привела к занижению налога, то оштрафуют на 20% от неуплаченной суммы (ст. 120 НК).
Также может быть предусмотрен штраф по ст. 15.11 КоАП – от 5 000 до 10 000 руб. за нарушение правил ведения бухучета.
Чтобы не столкнуться с этой проблемой, лучше ежемесячно (поквартально) проводить проверку исходящей и поступающей документации, организовать график документооборота.
Если при проведении проверки окажется, что документы были утеряны или не получены, то нужно как можно быстрее восстановить учет.
Первое, что следует сделать, – это назначить сотрудников, ответственных за проведение данного мероприятия. Если компания небольшая, то ответственным может быть назначен и сам директор. Если же компания большая, а документооборот существенен, то следует выделить несколько сотрудников для проведения такой процедуры или создать комиссию.
Далее, как было указано выше, нужно провести инвентаризацию и выявить, какие конкретно документы отсутствуют.
За какой период проводить проверку
Тут можно отталкиваться от сроков, за которые налоговые инспекторы могут потребовать документы. В основном этот срок ограничивается последними тремя годами до года начала проверки (ст. 89 НК).
Однако в некоторых ситуациях инспекторы могут запросить документы и за более ранний период. Например, если компания показывала налоговый убыток, то инспекторы могут потребовать документы, относящиеся к убытку за 10 лет (ст. 283 НК). Также инспекторы не ограничены в сроках, если документы запрашиваются вне рамок проверки (ст. 93.1 НК).
Этапы восстановления бухучета
Можно выделить несколько этапов по восстановлению бухгалтерского учета:
1. Анализ и оценка состояния учета.
На этом этапе оценивается состояние бухгалтерского учета на основании проверки и анализа первичных данных по программе, регистров бухгалтерского учета и документов; проверятся отчетность, которая была сдана в налоговые органы и в фонды; проверяется учетная политика. Также оценивается расчет времени, необходимого на восстановление учета, и составляется план по восстановлению.
2. Проверка активов и обязательств компании.
Для правильного отражения и формирования остатков материальных ценностей требуется проведение инвентаризации активов, таких как основные средства, нематериальные активы, запасы, финансовые вложения, товары, готовая продукция, денежные средства и др. Кроме того, проверяются запасы и имущество, которые не принадлежат компании, но числятся в бухгалтерском учете. Это могут быть арендованные машины и оборудование, производственные запасы и другое имущество. Проверка финансовых обязательств компании включает проверку кредиторской задолженности перед поставщиками и покупателями, банками, займы и резервы. На этом этапе выявляется фактическое наличие таких объектов, и эти данные сравниваются с данными регистров бухгалтерского учета.
Для проведения инвентаризации в организации создается инвентаризационная комиссия, которая утверждается приказом руководителя компании.
После проведения инвентаризации остатки оцениваются в стоимостном выражении. Если количество небольшое, то каждая единица продукции или товара и др. оценивается по фактической себестоимости. Если группа однородная, то можно оценить по средней себестоимости.
Следует провести инвентаризацию основных средств, нематериальных активов, финансовых вложений. Если эти данные утеряны, то можно проверить их по отчетности, сданной в налоговые органы. Инвентаризация указанного имущества может помочь восстановить обороты и остатки по счетам.
Для формирования остатков дебиторской и кредиторской задолженности проверяются банковские выписки, товарные накладные, УПД, Авансовые отчеты, книга учета доходов и расходов (если речь идет об ООО на УСН) и др. На основании банковской выписки проверяются оплаты в фонды по налогам и взносам, выплаты поставщикам и подрядчикам, данные о ЗП и др.
Если в организации отсутствуют акты сверки, они обязательно запрашиваются у контрагентов, если отсутствуют первичные документы – также запрашиваются.
Производится обязательная сверка с налоговой инспекцией и фондами по состоянию на 1 января года проведения проверки.
3. Отражение данных в программе учета.
На основании данных проверки формируются бухгалтерские проводки и отражаются в учетной программе, например, «1С: Бухгалтерия».
4. Формирование регистров бухгалтерского учета, баланса, проверка в порядке уплаты налогов
После отражения и проверки операций за период восстановления учета и формирования остатков по счетам, делается разноска по соответствующим строкам бухгалтерского баланса. На основании этих данных формируются правильные и достоверные данные по налогам и взносам компании. Формируются налоговые регистры и заполняются декларации, которые сдаются в налоговые органы. На основании корректировочных деклараций уплачиваются все необходимые налоги и штрафы.
Особенности
Восстановление учета может отличаться в зависимости от целей компании и характера ее деятельности. Это всегда индивидуально.
Можно выделить частичное восстановление. Когда требуется восстановить только определенные участки учета, например, банковские операции, кадровый учет и др. Частичное восстановление требует меньших временных и финансовых затрат.
Иногда требуется полное восстановление. В таком случае проводится комплексный анализ и полная корректировка всех участков бухгалтерского учета, обработка всех первичных документов за определенный отчетный период. Такое восстановление требует высокого профессионализма всех его участников, может быть более затратным, но показывает реальное положение деятельности в компании.
Коротко
При грамотном проведении всех этапов восстановления бухгалтерского учета компания получает бухгалтерскую документацию в полном объеме, полную прозрачность деятельности бухгалтерии для руководства организации и возможность избежать наложения штрафов и других наказаний со стороны государственных органов.
Восстановление учета можно осуществить как силами самой компании (при наличии в штате грамотных специалистов), так и воспользовавшись услугами специализированных компаний, что может быть более предпочтительным вариантом в связи с тем, что такие компании обладают профессиональными специалистами в области бухгалтерского и налогового учета вне зависимости от того, в каком состоянии пребывает бухгалтерия компании. Специалисты помогут исправить ошибки, тем самым защитить заказчика от штрафных санкций и ответственности перед проверяющими органами.
