КЭП в 2023: как получить электронную подпись для ИП и ООО в налоговой

Возможность совершать онлайн все юридически значимые действия полезна для индивидуальных предпринимателей и юридических лиц. Такой подход значительно экономит время для оформления бумаг и в целом упрощает взаимодействие с контрагентами и контролирующими органами. КЭП для юридических лиц и ИП нужно не только, чтобы сдавать отчетность в электронном виде, но и для подписания важных документов сторонами, находящимися в разных городах. Подписанные КЭП документы будут обладать той же юридической силой, что и документы, подписанные лично на бумажном носителе.

С января 2023 года прекращают действие подписи ИП и директора, выданные коммерческими центрами. В этой статье расскажем как и где получить новую подпись в 2023 году.

Для чего нужна электронная подпись

Электронная подпись используется практически в любых юридических действиях, которые могут оформляться онлайн:

1. Заключение договоров, оформление счетов, актов и других документов между контрагентами;
2. Обращение в государственные органы для получения госуслуг;
3. Передача налоговых электронных деклараций;
4. Подача электронных заявок на оформление сертификатов, документов и подтверждений;
5. Участие в электронных торгах;
6. Получение электронных банковских услуг;
7. Подписание электронных документов внутри организации.

В целом электронная подпись может использоваться практически при любых действиях, имеющих юридическую силу. Иногда достаточно простой электронной подписи (ПЭП), но наиболее надёжный вариант – квалифицированная электронная подпись (КЭП). Именно её наличие позволяет дистанционно совершать максимальное количество действий.

Для использования такой подписи в бизнесе следует знать, как получить КЭП в налоговой для ИП и руководителей юридических лиц.

Как работает КЭП

Квалифицированная электронная подпись – это специальный файл, на котором записан цифровой код. При подписании документа этот файл с кодом прикрепляется к договору, что расценивается в качестве полноценной подписи. В данном случае КЭП не только подтверждает личность подписавшего документ, но и не позволяет после этого вносить изменения в текст.

Сама подпись выдаётся владельцу на специальной защищенной флешке – токене. Чтобы подписать документ, необходимо будет также установить на компьютере специальную программу – криптопровайдер из доступного перечня.

В зависимости от того, какой документ и для каких целей нужно подписать, сама процедура подписания, выбор криптопровайдера, а также необходимое дополнительное программное обеспечение могут отличаться.

Так, например, для обмена подписанным договором с контрагентом потребуется регистрация в системе электронного документооборота (ЭДО). Кроме того, если подписание документа происходит в личном кабинете на сайте оператора ЭДО, скорее всего, потребуется установить расширение, необходимое для взаимодействия криптопровайдера и браузера.

Раньше для получения КЭП руководителям компаний и индивидуальным предпринимателям необходимо было обращаться в специализированные лицензированные коммерческие организации – удостоверяющие центры. А выдача КЭП была платной услугой.

С недавних пор полномочия по оформлению таких подписей возложены на Федеральную налоговую службу (Удостоверяющий центр ФНС), а услуга по выдаче КЭП индивидуальным предпринимателям и руководителям юридических лиц стала бесплатной.

Теперь разберемся, как получить КЭП бесплатно.

Кто и где может получить КЭП

Получить электронную цифровую подпись может юридическое и физическое лицо. Вот перечень мест, где можно получить КЭП:

1. Коммерческие удостоверяющие центры, получившие соответствующие лицензию и аккредитацию.Как уже отмечалось, в таких УЦ ранее можно было получить любые подписи: на руководителей и сотрудников компаний, на индивидуальных предпринимателей, а также на физических лиц.На сегодняшний день такие центры могут выдавать только 2 вида подписей: физическим лицам и сотрудникам организаций. За оформление таких КЭП коммерческие удостоверяющие центры берут плату.

2. «Госключ».
   В приложении «Госключ» сертификат КЭП могут оформить только физлица, это делается бесплатно. Заявителю потребуется мобильный телефон с NFC-модулем и загранпаспорт нового образца (биометрический паспорт).

3. Удостоверяющий центр ФНС (налоговая).
   С середины 2021 года только здесь можно получить КЭП для ИП бесплатно руководителям компаний и индивидуальным предпринимателям. С 1 января 2022 года эта функция полностью перешла в ведение налоговой. Получить такие подписи в коммерческих УЦ больше нельзя.В этом правиле есть два исключения: Удостоверяющий центр Центрального банка Российской Федерации и Удостоверяющий центр Федерального Казначейства.

4. Удостоверяющий центр Центрального банка РФ выдает КЭП кредитным организациям, операторам платежных систем, некредитным финансовым организациям и индивидуальным предпринимателям, осуществляющим определенные виды деятельности: ломбарды, инвестиционные фонды, клиринговые центры и т.д.

5. Удостоверяющий центр Федерального Казначейства выдает ЭЦП для должностных лиц государственных органов, органов местного самоуправления либо подведомственных государственному органу или органу местного самоуправления организаций.

Важно отметить, что нельзя получить КЭП через Госуслуги непосредственно. В личном кабинете на сайте будут отображаться данные обо всех оформленных подписях, однако действия по их получению проводятся при личном обращении в указанные выше удостоверяющие центры.

В чем особенность КЭП от налоговой, и почему нельзя, как раньше, получить КЭП в удостоверяющих центрах

После изменений 2021 года получить квалифицированную электронную подпись в удостоверяющих центрах можно, но их перечень значительно сократился до организаций, аккредитованных ФНС. Их официальный список публикует и обновляет Министерство цифрового развития. Кроме того, такой вариант подходит только для физических лиц, в том числе – собирающихся по доверенности действовать от имени юридических лиц.

Индивидуальные предприниматели и руководители организаций обязаны получать КЭП в ИФНС. Новая подпись от ИФНС имеет существенный недостаток: она не может быть экспортирована. Если раньше можно было использовать почти любой носитель, включая жёсткий диск компьютера, то теперь – только заранее купленный для этого токен. Эти изменения способствуют тому, чтобы гарантировать невозможность передачи подписи кому-либо без ведома ее обладателя.

Какова стоимость услуги получения КЭП в налоговой

Непосредственно сама услуга получения КЭП в налоговой для юридических лиц и ИП с 1 июля 2021 стала бесплатной. Однако затраты на получение действующей подписи остаются:

1. USB-токен (флешка) для хранения подписи. Токен для КЭП отличается от обычной флешки наличием защиты: пароля и криптографического алгоритма. Купить такой носитель можно за 1500-2000 рублей.
2. Программа по работе с КЭП. Например, КриптоПро CSP будет стоить либо 1200 рублей в год, либо 2500 рублей навсегда. Однако существуют и другие программы, среди которых можно найти как более дешевые варианты, так и те, что будут значительно дороже.

Если токен и программа уже были куплены ранее, то КЭП через налоговую будет полностью бесплатной.

Как получить КЭП в налоговой

Чтобы получить КЭП в ФНС, нужно выбрать то подразделение налоговой, в котором есть удостоверяющий центр. Список таких мест публикуется на сайте Федеральной Налоговой Службы. Там же публикуется перечень доверенных лиц, имеющих право на выдачу подписи. При необходимости в личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС можно записаться на выдачу КЭП, оформив заранее соответствующее заявление. В некоторых случаях это позволяет сократить время пребывания в налоговой при оформлении подписи.

Для получения КЭП заявителю необходимо будет лично обратиться в подразделение налоговой, осуществляющее услугу (либо офис доверенного лица ФНС), с паспортом и токеном.

Какой токен купить и где

Как уже говорилось, токен для хранения КЭП отличается от обычной флешки более высоким уровнем защиты данных. Купить его можно в любой организации, сам токен должен быть сертифицирован ФСТЭК или ФСБ России. Важно, чтобы USB токена имел формат Тип-А. Если вы получаете подпись в Москве в МИФНС №46, для удобства заявителей на первом этаже здания, где осуществляется выдача подписей, токен можно приобрести в вендинговом автомате.

Как подать заявление в ФНС

В любом случае для получения КЭП необходимо личное обращение в ФНС. Предварительно можно записаться на прием, но это необязательно. Заявление на выдачу КЭП подготовит сотрудник УЦ ФНС непосредственно при обращении.

Можно заранее сформировать заявление на выдачу КЭП через личный кабинет ИП или юрлица на сайте ФНС. Последний вариант наиболее удобный. Необходимо совершить следующие действия:

1. Войти в личный кабинет.
2. Открыть вкладку «Заявление на получение КЭП».
3. Подождать, пока программа автоматически сформирует текст заявления на основании данных из личного кабинета, а после – отправить его.

При подаче заявления офлайн нужно взять с собой в налоговую паспорт, СНИЛС и токен. Если заявление подается онлайн, лично посетить налоговую тоже придётся, чтобы записать КЭП на токен. В обоих случаях необходима предварительная запись.

Документы для получения КЭП

Перечень документов, необходимых для окончательного получения подписи, включает в себя:

1. Паспорт гражданина РФ.
2. СНИЛС. Обычно достаточно знать только номер, но лучше, на всякий случай, взять с собой документ.
3. Заявление на получение токена. Если заявление сформировано ранее, можно взять его с собой, но это необязательно.
4. ИНН. Важно знать свой ИНН и ИНН организации, если вы получаете КЭП как руководитель юридического лица.
5. Сертификат соответствия для токена. Рекомендуется взять с собой документы на токен на тот случай, если у сотрудника УЦ ФНС возникнут сомнения, что носитель является сертифицированным.

Если получить новую подпись в ФНС можно только при личном обращении, продлить ранее выданную налоговой подпись можно уже онлайн. Такая услуга стала доступна в личных кабинетах юридических лиц и ИП.

Вывод

Итак, КЭП (квалифицированная электронная подпись) относится к самым надёжным формам электронной подписи и представляет собой цифровой код, записанный на физическом носителе. Для ее использования необходимо приобрести сам физический носитель или токен, обладающий высокой степенью защиты данных, а также программу для его использования. Для подписания с помощью КЭП файл с подписью прикрепляется к файлу с документом. Юридические лица и ИП должны получать КЭП в подразделениях налоговой, имеющих специальные удостоверяющие центры.