При открытии расчетного счета банк обязательно предложит получить корпоративную банковскую карту и компании, и индивидуальному предпринимателю. Большинство банков сейчас даже выдаст ее, что называется, по умолчанию как бесплатную опцию.
В статье разберем, когда можно использовать корпоративные карты ООО и в чем отличие от корпоративной карты для ИП, что можно оплачивать, и самое главное — как учитывать эти расходы.
В чем суть корпоративных карт
Корпоративная карта — разновидность банковской карты (платежный инструмент) для предпринимателя или юридического лица. Обычно карта привязана напрямую к расчетному счету компании или ИП. Иногда у карты есть отдельный счет: либо кредитный (если речь о кредитной карте), либо просто счет, на который нужно переводить средства с основного счета. Но последнее встречается сейчас достаточно редко.
В большинстве банков для расчетного счета можно выпустить неограниченное количество карт. В некоторых банках выпуск дополнительных карт будет бесплатным, в некоторых же — может быть предусмотрена плата за это.
Бизнес-карта значительно упрощает банковское обслуживание. Это современный аналог выдачи денег под отчет, только быстрее, без бумажного оформления и кассы. С помощью такой карты можно оплачивать покупки в торговых сетях или в интернете и рассчитываться с контрагентами. С помощью корпоративной карты можно вносить наличные на расчетный счет в банкомате, а также снимать их со счета.
Для каждой карты можно установить лимит расходов, а для каждого вида платежей — например, командировки, канцтовары, продукты — завести отдельную карту. Это означает, что ее держатель не вправе тратить больше установленной суммы. Например, можно установить лимит на конкретную командировку определенному сотруднику — это позволит избежать перерасхода на счете. Лимит может быть установлен на тип операций, например, на снятие наличных, покупки или переводы. Его можно изменить в любой момент.
Так можно оптимизировать расходы и лучше контролировать все операции. В истории операций всегда можно проверить, где и на что тратил деньги работник в поездке. Кто из сотрудников и как может пользоваться бизнес-картой определяется внутренним документом: приказом, положением о подотчетных лицах и т.д. Пользователями могут быть директор, бухгалтер, секретарь, а также работники, которые регулярно ездят в командировки.
Корпоративные карты бывают:
- дебетовые — в этом случае используются собственные денежные средства организации или ИП;
- кредитные — деньги на счете принадлежат банку;
- именные — оформляются на конкретного сотрудника;
- не именные — могут использовать любые лица, предъявляющие карту к оплате;
- валютные — если нужно оплачивать расходы в валюте, например, в зарубежной командировке.
Что можно оплачивать с корпоративной карты ООО
Что можно оплачивать с корпоративной карты ООО:
- расходы компании на услуги;
- расходы в командировках, в том числе и за рубежом;
Также удобно вносить и снимать наличную выручку на расчетный счет компании в банкомате, покупать товары у поставщиков так же просто, как совершать обычные покупки в магазинах.
Несмотря на схожесть с обычной пластиковой картой физлица, корпоративная карта требует более ответственного обращения.
Далее о том, что можно покупать на корпоративную карту ООО.
ООО вправе оплачивать корпоративной картой только потребности компании: товары, работы, мебель в офис, канцтовары, офисную технику, ГСМ для автомобилей и др. Главное условие — сохранять чеки и квитанции, которые подтвердят расходы с корпоративной карты. Они понадобятся при сдаче авансового отчета. Факт оплаты в интернете можно подтвердить выпиской из банка и письменной объяснительной. Оплата покупок в интернете бизнес-картой ничем не отличается от платежа картой физлица. Предпринимателю необходимы те же самые данные: номер карты, срок ее действия, коды CVV2/CVC2. За снятые с карты наличные тоже нужно отчитаться.
Нельзя использовать корпоративную карту для следующих операций:
- покупка товаров в личных целях (покупка в супермаркете, заправка своего личного автомобиля). Бухгалтер должен будет начислить НДФЛ по этим личным расходам, а затем этот налог будет удержан из зарплаты;
- снятие с корпоративной карты больших сумм наличных, либо просто частое снятие наличных, ведь такие растраты — серьезный повод усомниться в законности операций, и банк, согласно 115-ФЗ, обязательно запросит все нужные документы, касающиеся расходов и движения денежной массы;
- выплаты дивидендов и заработных плат сотрудникам;
- выплаты социального характера (больничные, пособия и т.д.).
Как пользоваться корпоративной картой для ИП.
Индивидуальный предприниматель же может использовать свою бизнес-карту намного свободнее. Ведь деньги ИП — это личные средства физического лица. В некоторых случаях ему тоже нужно собирать документы на расходы, чтобы учесть их при уплате налогов (об этом дальше), но это не мешает предпринимателю использовать карту при повседневных личных тратах.
Единственное, лучше избегать операции снятия с бизнес-карты наличных в банкоматах. Во-первых, лимиты банка на бесплатное снятие по таким картам обычно небольшие, а комиссии за их превышение значительные. Если требуется обналичить (в хорошем смысле этого слова) какую-то сумму, лучше перевести ее на свой же личный счет физического лица, а далее снять с личной карты в банкомате. Во-вторых, банки с большим подозрением относятся вообще к снятию наличных со счета ИП (даже если это делается через личный счет физического лица). Все банки рекомендуют, чтобы предприниматель не выводил с расчетного счета средства сразу, как только они поступили, и в полном объеме. Банк может заподозрить такого предпринимателя в участии в незаконном обналичивании. В лучшем случае банк запросит пояснения и документы по деятельности. В худшем же — заблокируют счет или настоятельно попросят его закрыть.
Банку будет намного спокойнее, если предприниматель оплачивает свои расходы картой, не снимая с нее наличных и не переводя средства в большом объеме на личный счет.
Оплата корпоративной картой ИП происходит деньгами с расчетного счета ИП и распоряжаться ими можно как на личные нужды, так и для предпринимательской деятельности.
Корпоративная карта ИП личные расходы — можно платить за бензин и парковку, за обеды, сотовую связь, за канцелярию и бутыли с водой и т.д. В случае с ИП нет вообще никаких ограничений, предприниматель может оплачивать бизнес-картой все, что ему понадобится.
Корпоративная карта для ИП как пользоваться исходя из режима налогообложения:
Предпринимателю на УСН «Доходы» или ПСН (патенте) вообще можно не беспокоиться ни о чем, когда он оплачивает что-либо как в целях его бизнеса, так и в личных целях. Ему можно покупать по бизнес-карте всё: от ноутбука для работы до еды с доставкой на дом. Расходная часть в данном случае не влияет на расчет налога, а поэтому не интересует налоговую инспекцию. Обязанности вести бухгалтерский учет у ИП вообще нет.
ИП на ОСНО (общая система) или УСН «Доходы минус расходы» должны внимательно разделять личные и предпринимательские расходы.
Если предприниматель планирует расходы на приобретение чего-либо, оплаченного бизнес-картой, использовать для уменьшения налоговой базы при расчете налога на прибыль (или УСН), он обязательно должен:
- убедиться, что этот расход может быть учтен в соответствии с Налоговым кодексом;
- получить документы, его подтверждающие: чеки, акты, накладные.
При попытке уменьшения налоговой базы за счет личных расходов, а также если не собирать документы, рано или поздно предприниматель рискует, что налоговая выявит эти нарушения, исключит такие расходы из расчета налога и произведет доначисления.
Как отчитываться в бухгалтерии
Как отчитываться за траты по корпоративной карте?
Корпоративные карты ООО имеют ряд отличий от обычной карты физического лица. Компании должны отчитываться по всем расходам: предоставлять чек, накладную, акт, договор на оказание услуг или поставку товаров. Как правило, сотрудник, ответственный за покупку по карте, передает их бухгалтеру для составления авансового отчета, к которому необходимо приложить документы, которые подтверждают расходы. В бумагах должна быть отражена полная информация о расходе: данные покупателя и продавца, дата, точная сумма и перечень услуг или товаров, Ф. И. О., подписи и печати. Сроки сдачи отчета зависят от внутренних положений предприятия. По всем тратам нужны документы. И не важно, по бизнес-карте или расходам наличными. Какие документы понадобятся, зависит от ситуации. Хранить их нужно минимум 5 лет, считая с года, в котором документ в последний раз использовался для исчисления налоговых обязательств или бухучета.
Предприниматели, которые работают по упрощенной системе налогообложения «Доходы» или на патенте, могут не отчитываться за траты и снятие наличных с корпоративной карты ИП. Если же выбрана общая система налогообложения или УСН «Доходы минус расходы», на траты, которые заявляются в расходы по предпринимательской деятельности, важно также собирать все документы, так как налоговая может запросить эти документы, чтобы убедиться в обоснованности трат.
Коротко
Подводя итоги пользования корпоративными картами, можно выделить плюсы:
- можно оперативно вносить наличные денежные средства на счет через банкоматы;
- получать наличные в любое время в банкомате — деньги на счете доступны круглосуточно;
- быстрее оформлять и выдавать подотчетные суммы;
- бизнесу проще контролировать расходы сотрудников благодаря лимиту по карте и отчетам;
- не нужно снимать наличные на хозяйственные расходы — отсутствуют расходы на инкассацию и хранение налички;
- возможность оплачивать покупки через интернет;
- не нужно покупать валюту для заграничных командировок — деньги автоматически будут списаны в валюте той страны, в которой находится держатель карты;
- ИП может использовать карту для любых расходов, а на УСН «Доходы» и патенте —вообще без каких-либо ограничений.
- Минусов не так много, но они есть:
- регулярное снятие наличных привлечет внимание банка;
- при проверке ФНС обратит внимание на расходы по корпоративной карте и их документальное подтверждение. Если по ним возникнут вопросы, то возможно доначислит налоги, пени и штрафы;
- ООО (всегда) и ИП (на ОСНО и УСН «Доходы минус расходы») нужно получать и хранить документы на предпринимательские расходы, а сами такие расходы обязательно должны быть обоснованными.
Плюсов у корпоративных карт значительно больше, чем минусов. Это удобный и безопасный продукт, но пользоваться им нужно правильно. Если соблюдать все правила пользования, то корпоративная карта — достаточно удобный платежный инструмент. Чтобы безопасно выводить средства с учетом особенностей вашего бизнеса и норм законодательства, можно обратитесь к профессиональному бухгалтеру и получить консультацию по вашей деятельности.
