Бухгалтерский аутсорсинг — плюсы и минусы

В то время как за границей аутсорсинг бухгалтерских услуг довольно популярен, в России к нему всё еще относятся с недоверием. В этой статье мы попытаемся разобраться, откуда возникают сомнения, и стоит ли всё-таки рассматривать бухгалтерский аутсорсинг, как подходящий для той или иной организации вариант ведения учета.

Что такое аутсорсинг

Любой бизнес— система, не только поставляющая услуги, но и потребляющая их. Почти каждой компании для нормальной деятельности необходимы транспорт, чтобы доставлять товары, порядок и чистота в офисе, которые нужно постоянно поддерживать, оборудование, которое нужно обслуживать и ремонтировать, а также многое другое, что предприятие использует в своей работе каждый день.

Для решения этих вопросов можно либо держать в штате собственного работника (будь то водитель-курьер, уборщик или ремонтник), либо заказывать соответствующие услуги у специализирующихся на этом компаний (передать на аутсорсинг).

Сотруднику компании нужно обеспечивать рабочее место, заработную плату, больничные и отпуска. Сотрудник может уйти в декрет или уволиться, а компании — срочно искать ему замену. В конце концов, работы может оказаться столько, что один сотрудник уже не справляется, а второго сотрудника нанимать экономически невыгодно.

А может оказаться и так, что работы для сотрудника слишком мало, платить полную заработную плату такому сотруднику нет возможности, а специалист на неполный рабочий день не подходит самой компании.

Передав же тот или иной вопрос полностью на аутсорсинг, все эти и многие другие проблемы больше вас касаются, ваша компания заказывает тот объем услуг, который ей нужен сегодня, меняя, если это необходимо, поставщика таких услуг без ограничений, предусмотренных Трудовым кодексом.

Как работает аутсорс бухгалтерии

Бухгалтерский и налоговый учет в любом бизнесе также осуществляется непрерывно. В привычном понимании этим в компании занимается бухгалтер, бухгалтеров даже может быть несколько, если задачи этого требуют. Аутсорсинг бухгалтерских услуг работает ровно также как и любой другой: вместо штатного бухгалтера все задачи или часть задач бухгалтерского, налогового и кадрового учета решает сторонняя компания (или индивидуальный предприниматель).

От такой компании можно получить полное бухгалтерское обслуживание, включая кадровый учет, взаимодействие с валютным контролем и т.п., полностью отказавшись от штатного бухгалтера, а можно делегировать отдельные задачи и их сочетания:

• только налоговый и бухгалтерский учет, оставив за собой кадры и работу с банком;
• подготовку и сдачу отдельных отчетов и деклараций, в составлении которых у сотрудников своей компании нет достаточного опыта;
• ведение только кадрового учета;
• взаимодействие со сложными контрагентами и контролирующими органами, работа с которыми требуют специфичного опыта (например: крупные маркетплейсы, Центробанк, Таможня);
• и т.п.

Конечный выбор зависит от размеров и задач компании. Удобнее, конечно, когда большую часть всех задач одновременно доверяют одной профессиональной компании.

Выгодно обращаться к компаниям, оказывающим не только бухгалтерское сопровождение аутсорсингом, но и другие услуги. Как правило, они связаны с юриспруденцией, например, услуги по регистрации и ликвидации фирм.

Почему аутсорс бухгалтерии выгоднее, чем штат бухгалтеров или удаленный бухгалтер

Именно к бухгалтерскому аутсорсингу фирмы в последнее время прибегают чаще всего. Это связано с целым набором преимуществ такого формата перед альтернативными вариантами.

1. Ответственность.
   Штатный или удалённый бухгалтер её практически не несёт. Наёмный работник может совершать ошибки, а его ответственность перед руководством фактически ограничивается только Трудовым кодексом. Другое дело — полноценная фирма. В рамках договора она несёт полноценную ответственность по Гражданскому кодексу.
2. Возможность проверки перед наймом.
   У сотрудника  есть только резюме. У хорошей бухгалтерской фирмы — множество отзывов других клиентов. Большое значение играет для фирмы по аутсорсингу бухгалтерских услуг рейтинг.
3. Оплата только за те задачи, решение которых требуется сегодня.
   Штатный сотрудник получает заработную плату в соответствии с трудовым договором, не получится уменьшить расходы на бухгалтера, если, вдруг, задач для него стало меньше. Аутсорсинговой компании же вы передаете по договору те задачи и в том объеме, что требуются от нее сегодня.
4. Аутсорс освобождает ресурсы компании.
   Снятие ответственности за ведение бухгалтерии позволяет компании сконцентрироваться на тех услугах, которые они оказывают профессионально. Не нужно больше беспокоится, что сотрудник уйдет на больничный или в отпуск, что бухгалтер уйдет в декрет или захочет внезапном поменять место работы. Если появятся новые направления в бизнесе, не нужно учить штатного бухгалтера новым знаниям, искать дополнительные кадры и расширять штат.
5. Простота взаимодействия.
   Гражданско-правовые отношения зачастую проще заключать и разрывать, чем трудовые. Кроме того, наёмные работники или компании самостоятельно занимаются оплатой налогов со своего дохода и не расширяют штат самой компании, оставляя ей больше возможностей.

В отношении бухгалтерского аутсорсинга цены имеют большое, но не решающее значение. Конечно, работающий самостоятельно, зачастую даже без оформления юридического лица или ИП, бухгалтер предложит вам цену ниже, чем любая официально работающая в области бухгалтерского аутсорсинга компания. Конечно, среди них есть и ответственные профессионалы, но нужно учитывать, что, нанимая такого «предпринимателя» ради экономии денег, не решается ни одна из проблем, с которой можно столкнуться, имея сотрудника в штате, а ответственность такого бухгалтера вообще нулевая.

При выборе компании, кому будет передано ведение бухгалтерии бизнеса, стоит ориентироваться не только на цену, но и опыт компании, ее историю, отзывы, а также имеющиеся сертификаты и рекомендации.

Недостатки бухгалтерского аутсорса

Уровень недостатков зависит от того, насколько крупная и ответственная фирма подобрана. К универсальным же можно отнести, как минимум, сложность контроля и отслеживания процесса. Не все компании достаточно большие и владеют развитым штатом сотрудников, чтобы оперативно взаимодействовать с клиентами и обеспечивать прозрачность работы.

Ещё одним неизменным недостатком является доступ третьих лиц к внутренним данным фирмы. Уважающая себя бухгалтерская компания никогда не будет использовать в своих целях данные своих клиентов, но, все же, это надо иметь в виду.

Также всегда нужно понимать, что ведением документации по одной фирме могут заниматься несколько сотрудников, сменяя друг друга в связи с отпусками, больничными, увольнениями или разной занятостью. Обслуживаясь же в крупной компании, вы даже не заметите такие изменения, переходы будут бесшовными.

В общем, чем меньше масштаб компании, тем больше проблем может возникнуть, к выбору организации, которой бухгалтерия передается нужно подходить максимально ответственно.

Что следует знать, прежде чем начать работать с удаленной бухгалтерией

Перед тем, как нанимать бухгалтерскую компанию, стоит учитывать следующие нюансы:

1. Подписывать отчётность всё ещё должен генеральный директор, ответственность несёт также он. Однако если что-то будет не в порядке и ошибка повлечет за собой материальный ущерб, с фирмы можно будет потребовать его возмещения.
2. Бухгалтеру на аутсорсе необходима первичная документация, все действия по учету осуществляются только на основании документов. За предоставление данных поставщиками и партнёрами отвечает чаще всего сам клиент.

Так или иначе, большинство спорных моментов можно решить и прописать в договоре.

Бухгалтерия на аутсорсе – отзывы

Существует две внешние системы оценки услуг бухгалтерского аутсорсинга: рейтинг и отзывы. Стоит изучать отклики как непосредственно на сайте фирмы, так и на независимых ресурсах. Особое значение имеют отзывы, в которых указано направление работы, поскольку это позволяет лучше оценить, с какими услугами фирма точно справляется хорошо. Также плюсом будет указание на долгосрочное сотрудничество.

Вот примеры таких отзывов о компании «Гестион»:

Дмитрий Котельников: Первый раз понадобились бухгалтерские услуги, и проблемы были нетривиальные (нужно было вернуть излишне уплаченный налог-неверно насчитанной и одновременно совершить налоговый вычет). Вывели из состояния паники, все объяснили в кратчайшие сроки помогли все сделать. Особая благодарность Игнатенко Ирине, вы не представляете как помогли!

Наталья Барышникова: Все наши вопросы по подготовке и сдаче отчетности доверяем компании Гестион. Уже почти 10 лет нас ведет Юлия Бабинцева. Всегда все в срок. Доступно излагает информацию, если требуются консультации. Спасибо! Продолжаем работать)

МСК.ОБЛ.СНАБ. Раджабов А. А.: Выражаю огромную благодарность Данаре Охриной за оперативность и профессионализм по решению ошибок в базе 1С:Предприятие 8 через Интернет! Советую как профессионального бухгалтера!

Итоги

Итак, аутсорсинг бухгалтерских услуг — это делегирование обязанностей по ведению бухгалтерского учёта и другой документации профессиональной фирме. Такой вариант не позволяет чётко контролировать процесс, однако ответственные за выполнение работы лица обязаны компенсировать материальный ущерб в случае ошибок, в отличие от штатного специалиста.

Бухгалтерский аутсорсинг имеет как преимущества, так и недостатки, но для большей части бизнеса вполне подходит и оказывается выгоднее, снижая как нагрузку руководителя, так и финансовые затраты.