В то время как за границей аутсорсинг бухгалтерских услуг довольно популярен, в России к нему всё еще относятся с недоверием. В этой статье мы попытаемся разобраться, откуда возникают сомнения, и стоит ли всё-таки рассматривать бухгалтерский аутсорсинг, как подходящий для той или иной организации вариант ведения учета.
Что такое аутсорсинг
Любой бизнес— система, не только поставляющая услуги, но и потребляющая их. Почти каждой компании для нормальной деятельности необходимы транспорт, чтобы доставлять товары, порядок и чистота в офисе, которые нужно постоянно поддерживать, оборудование, которое нужно обслуживать и ремонтировать, а также многое другое, что предприятие использует в своей работе каждый день.
Для решения этих вопросов можно либо держать в штате собственного работника (будь то водитель-курьер, уборщик или ремонтник), либо заказывать соответствующие услуги у специализирующихся на этом компаний (передать на аутсорсинг).
Сотруднику компании нужно обеспечивать рабочее место, заработную плату, больничные и отпуска. Сотрудник может уйти в декрет или уволиться, а компании — срочно искать ему замену. В конце концов, работы может оказаться столько, что один сотрудник уже не справляется, а второго сотрудника нанимать экономически невыгодно.
А может оказаться и так, что работы для сотрудника слишком мало, платить полную заработную плату такому сотруднику нет возможности, а специалист на неполный рабочий день не подходит самой компании.
Передав же тот или иной вопрос полностью на аутсорсинг, все эти и многие другие проблемы больше вас касаются, ваша компания заказывает тот объем услуг, который ей нужен сегодня, меняя, если это необходимо, поставщика таких услуг без ограничений, предусмотренных Трудовым кодексом.
Аутсорс бухгалтерии с «Гестион»
При заказе регистрации фирмы — бухгалтерские услуги (сертификат на 6 900 руб.) в подарок
Единый бесплатный номер — 8-800-555-83-25
Как работает аутсорс бухгалтерии
Бухгалтерский и налоговый учет в любом бизнесе также осуществляется непрерывно. В привычном понимании этим в компании занимается бухгалтер, бухгалтеров даже может быть несколько, если задачи этого требуют. Аутсорсинг бухгалтерских услуг работает ровно также как и любой другой: вместо штатного бухгалтера все задачи или часть задач бухгалтерского, налогового и кадрового учета решает сторонняя компания (или индивидуальный предприниматель).
От такой компании можно получить полное бухгалтерское обслуживание, включая кадровый учет, взаимодействие с валютным контролем и т.п., полностью отказавшись от штатного бухгалтера, а можно делегировать отдельные задачи и их сочетания:
- только налоговый и бухгалтерский учет, оставив за собой кадры и работу с банком;
- подготовку и сдачу отдельных отчетов и деклараций, в составлении которых у сотрудников своей компании нет достаточного опыта;
- ведение только кадрового учета;
- взаимодействие со сложными контрагентами и контролирующими органами, работа с которыми требуют специфичного опыта (например: крупные маркетплейсы, Центробанк, Таможня);
- и т.п.
Конечный выбор зависит от размеров и задач компании. Удобнее, конечно, когда большую часть всех задач одновременно доверяют одной профессиональной компании.
Выгодно обращаться к компаниям, оказывающим не только бухгалтерское сопровождение аутсорсингом, но и другие услуги. Как правило, они связаны с юриспруденцией, например, услуги по регистрации и ликвидации фирм.
Почему аутсорс бухгалтерии выгоднее, чем штат бухгалтеров или удаленный бухгалтер
Именно к бухгалтерскому аутсорсингу фирмы в последнее время прибегают чаще всего. Это связано с целым набором преимуществ такого формата перед альтернативными вариантами.
- Ответственность.
Штатный или удалённый бухгалтер её практически не несёт. Наёмный работник может совершать ошибки, а его ответственность перед руководством фактически ограничивается только Трудовым кодексом. Другое дело — полноценная фирма. В рамках договора она несёт полноценную ответственность по Гражданскому кодексу. - Возможность проверки перед наймом.
У сотрудника есть только резюме. У хорошей бухгалтерской фирмы — множество отзывов других клиентов. Большое значение играет для фирмы по аутсорсингу бухгалтерских услуг рейтинг. - Оплата только за те задачи, решение которых требуется сегодня.
Штатный сотрудник получает заработную плату в соответствии с трудовым договором, не получится уменьшить расходы на бухгалтера, если, вдруг, задач для него стало меньше. Аутсорсинговой компании же вы передаете по договору те задачи и в том объеме, что требуются от нее сегодня. - Аутсорс освобождает ресурсы компании.
Снятие ответственности за ведение бухгалтерии позволяет компании сконцентрироваться на тех услугах, которые они оказывают профессионально. Не нужно больше беспокоится, что сотрудник уйдет на больничный или в отпуск, что бухгалтер уйдет в декрет или захочет внезапном поменять место работы. Если появятся новые направления в бизнесе, не нужно учить штатного бухгалтера новым знаниям, искать дополнительные кадры и расширять штат. - Простота взаимодействия.
Гражданско-правовые отношения зачастую проще заключать и разрывать, чем трудовые. Кроме того, наёмные работники или компании самостоятельно занимаются оплатой налогов со своего дохода и не расширяют штат самой компании, оставляя ей больше возможностей.
В отношении бухгалтерского аутсорсинга цены имеют большое, но не решающее значение. Конечно, работающий самостоятельно, зачастую даже без оформления юридического лица или ИП, бухгалтер предложит вам цену ниже, чем любая официально работающая в области бухгалтерского аутсорсинга компания. Конечно, среди них есть и ответственные профессионалы, но нужно учитывать, что, нанимая такого «предпринимателя» ради экономии денег, не решается ни одна из проблем, с которой можно столкнуться, имея сотрудника в штате, а ответственность такого бухгалтера вообще нулевая.
При выборе компании, кому будет передано ведение бухгалтерии бизнеса, стоит ориентироваться не только на цену, но и опыт компании, ее историю, отзывы, а также имеющиеся сертификаты и рекомендации.
Недостатки бухгалтерского аутсорса
Уровень недостатков зависит от того, насколько крупная и ответственная фирма подобрана. К универсальным же можно отнести, как минимум, сложность контроля и отслеживания процесса. Не все компании достаточно большие и владеют развитым штатом сотрудников, чтобы оперативно взаимодействовать с клиентами и обеспечивать прозрачность работы.
Ещё одним неизменным недостатком является доступ третьих лиц к внутренним данным фирмы. Уважающая себя бухгалтерская компания никогда не будет использовать в своих целях данные своих клиентов, но, все же, это надо иметь в виду.
Также всегда нужно понимать, что ведением документации по одной фирме могут заниматься несколько сотрудников, сменяя друг друга в связи с отпусками, больничными, увольнениями или разной занятостью. Обслуживаясь же в крупной компании, вы даже не заметите такие изменения, переходы будут бесшовными.
В общем, чем меньше масштаб компании, тем больше проблем может возникнуть, к выбору организации, которой бухгалтерия передается нужно подходить максимально ответственно.
Что следует знать, прежде чем начать работать с удаленной бухгалтерией
Перед тем, как нанимать бухгалтерскую компанию, стоит учитывать следующие нюансы:
- Подписывать отчётность всё ещё должен генеральный директор, ответственность несёт также он. Однако если что-то будет не в порядке и ошибка повлечет за собой материальный ущерб, с фирмы можно будет потребовать его возмещения.
- Бухгалтеру на аутсорсе необходима первичная документация, все действия по учету осуществляются только на основании документов. За предоставление данных поставщиками и партнёрами отвечает чаще всего сам клиент.
Так или иначе, большинство спорных моментов можно решить и прописать в договоре.
Бухгалтерия на аутсорсе – отзывы
Существует две внешние системы оценки услуг бухгалтерского аутсорсинга: рейтинг и отзывы. Стоит изучать отклики как непосредственно на сайте фирмы, так и на независимых ресурсах. Особое значение имеют отзывы, в которых указано направление работы, поскольку это позволяет лучше оценить, с какими услугами фирма точно справляется хорошо. Также плюсом будет указание на долгосрочное сотрудничество.
Вот примеры таких отзывов о компании «Гестион»:
Дмитрий Котельников: Первый раз понадобились бухгалтерские услуги, и проблемы были нетривиальные (нужно было вернуть излишне уплаченный налог-неверно насчитанной и одновременно совершить налоговый вычет). Вывели из состояния паники, все объяснили в кратчайшие сроки помогли все сделать. Особая благодарность Игнатенко Ирине, вы не представляете как помогли!
Наталья Барышникова: Все наши вопросы по подготовке и сдаче отчетности доверяем компании Гестион. Уже почти 10 лет нас ведет Юлия Бабинцева. Всегда все в срок. Доступно излагает информацию, если требуются консультации. Спасибо! Продолжаем работать)
МСК.ОБЛ.СНАБ. Раджабов А. А.: Выражаю огромную благодарность Данаре Охриной за оперативность и профессионализм по решению ошибок в базе 1С:Предприятие 8 через Интернет! Советую как профессионального бухгалтера!
Итоги
Итак, аутсорсинг бухгалтерских услуг — это делегирование обязанностей по ведению бухгалтерского учёта и другой документации профессиональной фирме. Такой вариант не позволяет чётко контролировать процесс, однако ответственные за выполнение работы лица обязаны компенсировать материальный ущерб в случае ошибок, в отличие от штатного специалиста.
Бухгалтерский аутсорсинг имеет как преимущества, так и недостатки, но для большей части бизнеса вполне подходит и оказывается выгоднее, снижая как нагрузку руководителя, так и финансовые затраты.