Заказать звонок Написать письмо
Пушкинская 8 (495) 287-60-01
Невский проспект 8 (812) 612-00-71

Нюансы проставления апостиля в России

Нюансы проставления апостиля в России

30.10.2018

Существует множество ситуаций, в которых может быть необходимо предъявление российских документов за рубежом: международные браки, обучение или трудоустройство за границей, получение иностранного гражданства или вида на жительство, международное усыновление, судебные разбирательства за рубежом, международные коммерческие операции, иностранные инвестиции и т.п.

Если российский документ предстоит использовать в другой стране, он должен иметь в такой стране юридическую силу. Для этого он должен содержать доказательство того, что в России он был выдан официальным (т.е. уполномоченным на то) лицом, а подпись и печать последнего являются подлинными. Только в этом случае документ можно будет использовать за рубежом по своему назначению – для удостоверения фактов, подтверждения того или иного статуса и т.п.

Легализация или апостиль?

В мировой практике есть два основных способа удостоверения документов, подлежащих вывозу за рубеж – это консульская легализация и проставление апостиля.

В некоторых случая иностранные документы могут приниматься и без легализации, и без апостиля. Для этого необходима соответствующая договоренность между двумя государствами или сложившаяся практика взаимного приема документов без апостиля.

Что такое легализация документов?

Легализация – это традиционная процедура удостоверения документов. Она включает в себя целую цепочку последовательных аутентификаций и завершается проставлением на документе легализационной надписи, совершаемой консульским учреждением страны назначения.

Консульская легализация может требоваться только для тех документов, которые выданы или должны быть представлены в странах, не являющихся участниками Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов от 5 октября 1961 г. (далее – Гаагская конвенция). К таким странам, в частности, относятся: Вьетнам, Индонезия, Иран, Канада, Китай (кроме Гонконга и Макао), КНДР, Куба, Малайзия, ОАЭ, Саудовская Аравия, Сингапур, Таиланд, Туркменистан, практически все страны Африки (кроме Марокко, Туниса и ЮАР) и др. Обратите внимание, что требование консульской легализации может быть отменено международным договором между Россией и каким-либо из названных государств (напр., договором о правовой помощи).

Предположим, что необходима консульская легализация нотариальной копии российского документа. Для этого данный документ должен пройти, как правило, следующие стадии:

  1. оформление нотариальной копии документа у российского нотариуса;
  2. перевод документа на язык страны назначения и нотариальное свидетельствование подлинности подписи переводчика;
  3. удостоверение подлинности подписи нотариуса Минюстом России (в настоящее время – отделом по вопросам легализации и апостиля Департамента международного права и сотрудничества Минюста России). Если верность копии и подпись переводчика удостоверяли разные нотариусы, то удостоверяются подписи обоих этих нотариусов;
  4. заверение подписи должностного лица Минюста России в Консульском департаменте МИД России;
  5. совершение легализационной надписи консульским учреждением (или консульским отделом посольства) страны назначения в РФ.

Для некоторых стран, в зависимости от требований их законодательства, эта цепочка может варьироваться (содержать большее или меньшее количество звеньев).

Главный недостаток консульской легализации заключается, во-первых, в сложности и многоступенчатости ее процедуры, и во-вторых, в том, что документ легализуется для применения только в одной стране назначения. Для применения в иных странах легализация потребуется вновь – для каждой новой страны.

Что такое апостиль?

Если документы выданы и будут использоваться в странах-участницах Гаагской конвенции (одной или сразу нескольких – не важно), вместо консульской легализации применяется процедура проставления апостиля.

Апостилирование – это упрощенный процесс аутентификации (удостоверения) официальных документов. Апостиль не является разновидностью легализации (несмотря на то, что назначение и юридические последствия обеих процедур одинаковы). Массово встречающаяся фраза «легализация апостилем» - юридический нонсенс. Проставление апостиля (как «единственная формальность» в терминах Гаагской конвенции) является результатом отмены самого требования о легализации.

Апостиль – это штамп, проставляемый компетентным органом на официальном документе и удостоверяющий подлинность подписи и должность подписавшего документ лица. В разных странах апостиль имеет разное внешнее исполнение, однако он должен соответствовать форме и содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные Гаагской конвенцией.

Актуальный перечень стран, участвующих в Гаагской конвенции, можно найти на сайте Гаагской конференции по международному частному праву (HCCH). В настоящее время конвенция действует для более 110 государств и территорий, включая Россию. Каждая из этих стран может проставлять апостиль и принимать апостилированные иностранные документы.

Ниже мы рассмотрим некоторые практические нюансы проставления апостиля в России, которые следует учитывать при подготовке документов, подлежащих вывозу за границу.

Какие документы считаются «официальными» в РФ?

Поскольку апостиль проставляется только на официальных документах, часто возникает вопрос, какие именно документы считать официальными? Гаагская конференция (HCCH) рекомендует толковать категорию «официальных документов» широко.

В России перечень таких документов определен Федеральным законом «О проставлении апостиля на российских официальных документах, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации» от 28 ноября 2015 г. № 330-ФЗ. К российским официальным документам закон относит документы, выданные в соответствии с законодательством РФ:

  • федеральными органами исполнительной власти и их территориальными органами;
  • федеральными судами, конституционными (уставными) судами и мировыми судьями субъектов РФ;
  • органами прокуратуры;
  • органами исполнительной власти субъектов РФ;
  • организациями, осуществляющими образовательную деятельность (данная формулировка, если следовать Федеральном закону «Об образовании в Российской Федерации», включает не только «образовательные организации» - университеты, академии и др., но и «организации, осуществляющие обучение» - т.е. юридические лица, имеющие лицензию на образовательную деятельность в качестве дополнительного вида деятельности);
  • органами местного самоуправления при осуществлении переданных им отдельных государственных полномочий;
  • государственными и муниципальными учреждениями;

а также:

  • документы, оформленные нотариусами РФ или иными лицами, имеющими право совершать нотариальные действия;
  • документы, выданные многофункциональными центрами предоставления государственных и муниципальных услуг.

Апостиль не проставляется:

  • на документах, совершенных дипломатическими представительствами и консульскими учреждениями;
  • на документах, имеющих прямое отношение к коммерческой или таможенной операции, в том числе в случаях, если указанные документы выполнены в виде копий, верность которых засвидетельствована нотариусами.

Последняя категория документов должна толковаться узко. К документам, «имеющим прямое отношение к коммерческой или таможенной операции», обычно относят контракты на поставку товаров или оказание услуг, счета и расчетный документы, таможенные декларации, сертификаты о происхождении товара и т.п.

Важно обратить внимание, что нотариальное удостоверение документа, который прямо относится к коммерческой операции (будь то удостоверение подлинности подписи на документе или верности его копии), как правило, не будет действенным способом допустить такой документ к апостилированию, поскольку компетентный орган устанавливает смысл документа независимо от наличия его нотариального удостоверения.

Кто проставляет апостиль в России?

Компетентный орган, полномочный проставлять апостиль, зависит от вида и источника выдачи апостилируемого документа. В России апостиль проставляют:

  • на большинстве документов, в том числе нотариальных и судебных (кроме нижеперечисленных) – Министерство юстиции РФ (и его территориальные органы в субъектах РФ);
  • на справках о наличии/отсутствии судимости – МВД России (Главный информационно аналитический центр МВД России и Информационные центры ГУМВД (УМВД) России в субъектах РФ);
  • на документах о рождении, заключении и расторжении брака, смерти, усыновлении и пр. – органы ЗАГС субъектов РФ;
  • на документах об образовании и ученых степенях – органы управления образованием субъектов РФ, которым делегированы данные федеральные полномочия (например, Департамент образования г. Москвы, Комитет по науке и высшей школе Правительства Санкт-Петербурга);
  • на архивных справках, выписках и копиях – Росархив или органы архивного дела субъектов РФ (в зависимости от уровня архива, выдавшего документ);
  • на архивных документах о военной службе – Министерство обороны РФ;
  • на документах, выданных органами прокуратуры – Генеральная прокуратура РФ.

Подача документов на проставление апостиля возможна либо путем непосредственного обращения в компетентный орган, либо, для некоторых категорий документов - через многофункциональные центры предоставления государственных и муниципальных услуг.

В каких случаях не поставят апостиль в России?

Следует различать основания для отказа в приеме документов, необходимых для проставления апостиля и основания для отказа в проставлении апостиля. Перечислим эти основания для случаев, когда апостиль ставится Минюстом России (их перечень в обоих случаях исчерпывающий).

Основания для отказа в приеме документов на апостиль:

  • государство назначения не является участником Гаагской конвенции;
  • представлен не российский, а иностранный официальный документ (то есть документ, исходящий от органа, должностного лица, нотариуса или юридического лица иностранного государства);
  • орган, выдавший документ, сам уполномочен на проставление апостиля (например, МВД, орган ЗАГС);
  • на документе нет подписи и (или) печати уполномоченного лица;
  • в тексте документа есть исправления, не оговоренные лицом, подписавшим документ;
  • подписи и (или) печати не являются отчетливыми и не поддаются сравнению с образцами, имеющимися в Минюсте России или его территориальных органах;
  • листы документа не прошиты и (или) не пронумерованы.

Основания для отказа в проставлении апостиля:

  • документ является трудовой книжкой, военным билетом или удостоверением личности (формально они относятся к «личным документам, не подлежащим вывозу и пересылке за границу» согласно не отмененному до сих пор Закону СССР от 24 июня 1991 г. N 2261-1 «О порядке вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан и лиц без гражданства из СССР за границу». При необходимости апостилирования таких документов используются их нотариальные копии;
  • с государством назначения Россией заключен договор, отменяющий требование любого вида легализации документов;
  • документ подписан неуполномоченным лицом;
  • подписи и (или) печати не соответствуют имеющимся образцам;
  • образец подписи и (или) печати отсутствует в Минюсте и у органа, выдавшего документ, и такой орган не подтвердил факт совершения данного документа;
  • документ совершен дипломатическим представительством или консульским учреждением;
  • документ имеет прямое отношение к коммерческой или таможенной операции;
  • судом принято решение об отмене нотариального действия либо признании документа недействительным (и такое решение вступило в законную силу).

Если документ выдан в другом регионе России

Обращаясь за проставлением апостиля, например, в орган Минюста, следует иметь в виду территориальную привязку данной процедуры к месту выдачи документа. Территориальный орган Минюста России проставляет апостиль на документах только если эти документы исполнены в том субъекте РФ, на территории которого действует данный территориальный орган. Например, если документ был нотариально заверен в Рязанской области, вы не сможете поставить на него апостиль в ГУ МЮ РФ по Санкт-Петербургу.

При необходимости апостилирования документа в другом регионе, можно подать копию этого документа (в том числе копию с копии), заверенную нотариусом уже в данном регионе (в котором документ подается на апостиль).

Другой вариант – обращение непосредственно в Минюст России, а не в его территориальный орган в субъекте РФ. Однако в этом случае Минюст будет истребовать образец подписи, оттиска печати/штампа и информации о полномочиях должностного лица, подписавшего документ. Срок проставления апостиля в этом случае может быть продлен до 30 рабочих дней.

Нужен ли апостиль российских документов для стран СНГ?

Апостилирование российских документов, направляемых в страны-члены СНГ, как правило, не требуется на основании Конвенции о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам от 22 января 1993 г. (далее – Минская конвенция). Ее участниками являются Азербайджан, Армения, Беларусь, Грузия, Казахстан, Киргизия, Молдова, Россия, Таджикистан, Туркмения, Узбекистан, Украина.

Статья 13 Минской конвенции обязывает названные государства принимать официальные документы из других договаривающихся государств без какого-либо специального удостоверения (в том числе – без апостиля). В таких случаях достаточно заверенного перевода документов на язык страны назначения.

Российские компетентные органы, руководствуясь Минской конвенцией либо аналогичными нормами двусторонних договоров о правовой помощи, правомерно отказывают в проставлении апостиля на документах, подлежащих вывозу в такие страны, исходя из того, что соответствующие иностранные органы обязаны принимать неапостилированные российские документы и наоборот.

Тем не менее, даже при наличии международных договоров, правоприменительная практика в отдельных странах может периодически отклоняться от предусмотренных ими норм, в результате чего граждане и компании договаривающихся стран могут сталкиваться с труднопреодолимыми препятствиями. Вот некоторые примеры.

Казахстан. Показательная ситуация в недавнем прошлом имела место в отношениях с Республикой Казахстан. Она касалась приема справок о налоговом резидентстве, выданных российскими налоговыми органами. Несмотря на участие Казахстана в Минской конвенции, казахстанские налоговые органы в одностороннем порядке изменили правоприменительную практику и настаивали на необходимости проставления апостиля на справках о подтверждении постоянного местопребывания в РФ для налоговых целей. Такой подход они объясняли тем, что Минская конвенция не регулирует налоговые правоотношения. Поскольку Минюст России не ставил апостиль на справки о налоговом резидентстве РФ, направляемые в Казахстан, российские компании были вынуждены добиваться проставления апостиля через суд.

Для разрешения ситуации было заключено Соглашение в форме обмена нотами о порядке признания официальных документов, подтверждающих резидентство, выданных уполномоченными органами РФ и РК в рамках Конвенции между Правительством РФ и Правительством РК об устранении двойного налогообложения и предотвращения уклонения от уплаты налогов на доход и капитал (вступило в силу 29 ноября 2016 г.). В нем страны прямо установили, что «документы, выданные уполномоченным органом государства одной Стороны и скрепленные его гербовой печатью, принимаются на территории государства другой Стороны без какого-либо специального удостоверения, в том числе апостилирования или консульской легализации. Такие документы, рассматриваемые на территории государства одной Стороны как официальные, пользуются на территории государства другой Стороны доказательной силой официальных документов». Соглашением также установлено, что данный порядок применяется к документам, выданным с 1 января 2011 года.

Таким образом, на сегодняшний день любое требование со стороны компетентных органов Республики Казахстан о необходимости апостилирования российских справок о налоговом резидентстве, является неправомерным.

Украина. Компетентные органы России обязаны принимать украинские официальные документы без апостиля. Украинские органы, как и органы любых других стран-участниц Минской конвенции, также не вправе требовать наличия апостиля на документах, выданных в России. Тем не менее, на практике не исключены ситуации, когда государственные органы или коммерческие структуры какой-либо из стран могут неправомерно требовать апостиль на документах, выданных в другой стране.

Следует иметь в виду, что попытка апостилировать в России документы, подлежащие представлению в Украине, повлечет обоснованный отказ российских компетентных органов в проставлении апостиля со ссылкой на Минскую конвенцию. Обойти такую ситуацию, сообщив, что документ подлежит представлению в ином государстве, едва ли возможно, учитывая, что из содержания документа как правило будет явствовать, для какой страны он предназначен на самом деле (например, если к документу подшит нотариально заверенный перевод на украинский язык).

Грузия. Несмотря на то, что выход Грузии из СНГ в 2009 году повлек прекращение ее участия во многих договорах, заключенных ею в рамках СНГ, Грузия продолжает оставаться участником Минской конвенции 1993 г. В силу этого, официальный документ, выданный в России, по-прежнему не требует апостиля для предъявления на территории Грузии (и наоборот). В России апостиль на документы, предназначенные для Грузии, не ставится.

Если есть двусторонний договор РФ о правовой помощи

Двусторонние договоры о правовой помощи также могут предусматривать правила о признании документов, выданных в одном государстве, действительными на территории другого государства без специального удостоверения (легализации, апостилирования). Такой порядок наиболее удобен для граждан и юридических лиц. Обычно он характерен для стран с исторически близкими правовыми системами или с высоким уровнем межгосударственных отношений.

Россия имеет несколько десятков двусторонних договоров о правовой помощи по гражданским делам, предусматривающих в том или ином объеме взаимное признание документов без специального удостоверения (Азербайджан, Албания, Аргентина, Болгария, Венгрия, Вьетнам, Греция, Грузия, Египет, Индия, Иран, Испания, Италия, Йемен, Кипр, КНР, КНДР, Куба, Кыргызстан, Латвия, Литва, Молдова, Монголия, Польша, Румыния, Тунис, Финляндия, Чехословакия (продолжает действовать в отношениях РФ с Чехией и Словакией), Эстония, Югославия (продолжает действовать в отношениях РФ с Черногорией, Македонией, Словенией, Боснией и Герцеговиной, Хорватией)).

Несмотря на то, что значительная часть из них была заключена ещё от имени СССР, такие договоры де-юре сохраняют свое действие как для России, так и для стран-правопреемников других договаривающихся стран. Однако они не всегда успевают за временем, и, оставаясь формально действующими, могут фактически не применяться (полностью или в какой-либо части) в связи с моральным устареванием и давно изменившимися обстоятельствами. Именно поэтому нельзя составить точный перечень стран, безусловно принимающих российские документы без апостиля.

Также следует иметь в виду, что договоры о правовой помощи, предусматривающие полное освобождение любых документов от легализации и апостилирования, являются скорее исключением. Напротив, во многих из них речь часто идет лишь о тех документах, которые выданы «компетентным органом» в значении конкретного договора, или даже только о документах, которые «предъявлены в связи с оказанием правовой помощи». При этом, более поздние по времени заключения договоры (заключенные в 1990-е и 2000-е годы) предусматривают более широкий охват документов, признаваемых без специального удостоверения.

Таким образом, чтобы определить, может ли договор о правовой помощи реально облегчить для вас ситуацию с удостоверением документов, необходимо тщательно изучить сферу его действия в этой части (а именно – охват документов и степень их освобождения от необходимости удостоверения) и, что особенно важно, практику их применения в двусторонних отношениях с РФ последних лет (если таковая существует).

Апостиль на сертификат о налоговом резидентстве

Сама необходимость проставления апостиля на справки, выдаваемые российскими налоговыми органами и подтверждающими налоговое резидентство организации или физического лица для целей соглашений об избежании двойного налогообложения зависит от наличия:
а) прямо предусмотренной двусторонним налоговым соглашением (либо протоколом к нему) нормы, освобождающей такие документы от апостилирования и легализации; либо
б) договоренности на межведомственном уровне о взаимном приеме сертификатов о резидентстве без апостиля; либо
в) сложившейся между странами и признанной их компетентными органами практики (обычая) по приему такого рода документов без апостиля.

На сегодняшний день Минфин России исходит из того, что апостиль на сертификатах налогового резидентства иностранных компаний как правило не требуется. В письме от 26 июля 2016 г. № 03-08-13/43631 Минфин России специально отметил, что принятие сертификатов резидентства без апостиля, рекомендованное письмами Минфина России от 05.10.2004 № 03-08-07, от 01.07.2009 № 03-08-13, а также сложившаяся многолетняя практика обоюдно принимать неапостилированные сертификаты, подтверждающие резидентство, представляют собой обычай, не противоречащий Гаагской конвенции. Договоры по вопросу отмены апостилирования не требуют ратификации, поскольку не содержат правила иные, чем предусмотренные законом, и не противоречат Гаагской конвенции.

Вместе с тем, прежде, чем направлять за рубеж неапостилированную справку о резидентстве РФ, рекомендуется уточнить, имеется ли в действующей редакции налогового соглашения (либо на межведомственном уровне) договоренность с данной страной о приеме документов без апостиля. Важно, чтобы такая договоренность была выражена именно для сферы налоговых правоотношений (наличие договора о правовой помощи по гражданским и/или уголовным делам, как правило, не будет иметь значение). Если такой договорённости нет, иностранный адресат документа может отказать в его приеме. В обратной ситуации (при представлении в России сертификата о резидентстве иностранной компании) налоговый орган РФ может оспорить правомерность применения российской организацией льготных положений международного договора.

Следует отметить, что сертификат о налоговом резидентстве, выдаваемый получателем трансграничной выплаты (например, процентов по займу) источнику такой выплаты для целей применения соглашения об избежании двойного налогообложения, является официальным документом и не может рассматриваться как относящийся к коммерческой операции. Соответственно, отказ компетентного органа от его апостилирования на таком основании будет неправомерным.

Что касается органа, уполномоченного в России на проставление апостиля на справке из налоговой инспекции, Минфин России в своем письме от 24 августа 2018 г. № 03-05-06-03/60350 указал, что для этого необходимо обратиться в Минюст России и (или) в его территориальный орган.

Апостилирование электронных документов

Некоторые государства-участники Гаагской конвенции в настоящее время внедряют практику проставления электронных апостилей (e-Apostille) и ведения электронных реестров апостилей (с помощью которых получатель документа может верифицировать подлинность апостиля). Пока данная практика является добровольной опцией для договаривающихся государств.

Несмотря на активное внедрение электронного документооборота, апостилирование электронных официальных документов в России пока не предусмотрено. Однако, если равнозначность документа на бумажном носителе электронному документу будет удостоверена нотариусом, такой бумажный документ может быть апостилирован в обычном порядке.

Срок проставления апостиля в России

Закон устанавливает срок проставления апостиля не более 5 рабочих дней со дня регистрации компетентным органом запроса заявителя.

В то же время, необходимо иметь в виду, что при проставлении апостиля должностное лицо должно сличить подпись и печать на документе с имеющимися образцами (наличие которых у компетентного органа предполагается).

Если компетентном органу потребуется направить запрос образца подписи, оттиска печати и информации о полномочиях должностного лица, подписавшего документ, срок проставления апостиля может быть продлен до 30 рабочих дней.

Размер госпошлины за проставление апостиля

В настоящее время государственная пошлина за проставление апостиля составляет 2500 рублей за каждый документ (подпункт 48 пункта 1 статьи 333.33 НК РФ) и уплачивается до проставления апостиля.

Теги: апостиль

Возврат к списку

Оставьте Ваше сообщение:

Мы свяжемся с Вами в ближайшее время.
 
Выберите офис для обращения*
Имя*
Е-mail*
Телефон (не обязательно)
Ваше сообщение*
Защита от спама, отметьте пункт ниже:*

* - Поля, обязательные для заполнения